O arquivista frente �s novas tecnologias e novas organiza��es administrativas da informa��o - Antonietta de Aguiar Nunes -- I N F O A R Q

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Date Posted: 21:30:03 08/29/04 Sun
Author: Jos� Maria
Subject: O arquivista frente �s novas tecnologias e novas organiza��es administrativas da informa��o - Antonietta de Aguiar Nunes

O ARQUIVISTA FRENTE �S NOVAS TECNOLOGIAS E
NOVAS ORGANIZA��ES ADMINISTRATIVAS DA INFORMA��O

Antonietta de Aguiar Nunes

(Histori�grafa do Arquivo P�blico do Estado da Bahia e
Professora assistente da Faculdade de Educa��o da UFBa)

A informa��o e sua tecnologia

O arquivista, embora lide normalmente com a organiza��o de documentos, tem como objeto de trabalho sobretudo a informa��o. Esta � o significado que possui um determinado fato ou no��o e constitui elemento de conhecimento. � convencionalmente representada sobre um suporte de qualquer natureza para ser conservada, tratada e comunicada. Trata-se, portanto, de uma entidade abstrata e ef�mera, que n�o pode ser apreendida e trabalhada sen�o atrav�s do suporte em que � registrada, sob a forma de dado (�tomo informacional) ou documento.

Desde que o ser humano sentiu necessidade de transmitir informa��es ou registr�-las em um suporte para utiliza��o futura, muitos foram os materiais e os meios de que lan�ou m�o para isto.

A express�o Tecnologia da Informa��o s� se generalizou, no entanto, a partir dos recentes desenvolvimentos da computa��o e das telecomunica��es e � usada para indicar a tecnologia que abrange os novos recursos e facilidades para o processamento, recupera��o e dissemina��o de informa��es (CAMAR�O,1988;259). O conjunto de t�cnicas usadas para gerar, armazenar, veicular, processar, recuperar e reproduzir informa��es aplicadas a qualquer atividade humana. T�cnicas de gera��o de documentos: computadores e suas sa�das por impressora, microfilmes, discos magn�ticos ou �ticos; de armazenagem: arquivos e fich�rios em papel ou microfilme, fitas e discos magn�ticos, discos �ticos; de veicula��o: telefone, tel�grafo, r�dio, televis�o, jornal, fax, correio, telex; de processamento: calculadoras, computadores e rob�s; de recupera��o: listas, �ndices, guias, invent�rios, palavras-chave, descritores, tesauros; de reprodu��o: xilogravura, litogravura, imprensa, fotografia, filmagem, microfilmagem, fotoc�pia (FURLAN/IVO,1992;3). As chamadas Tecnologias Avan�adas da Informa��o incluem hoje toda a documenta��o eletr�nica, a gest�o eletr�nica de documentos ou de informa��es, os chamados sistemas especialistas (que usam conceitos de intelig�ncia artificial e procuram simular o processo humano de tomada de decis�es) e as redes de informa��o locais ou remotas e a reuni�o delas na chamada Infovia, Estrada ou Supervia da Informa��o.

Gest�o da Informa��o

Denomina-se Gest�o da Informa��o n�o s� a administra��o do uso e transmiss�o da informa��o, como tamb�m a aplica��o das teorias e t�cnicas da Ci�ncia da Informa��o para criar, modificar ou desenvolver sistemas que lidam com a informa��o (WALNE,1988;84). O processo de defini��o, avalia��o, seguran�a e distribui��o dos dados e informa��es dentro de uma organiza��o ou sistema (MICROSOFT PRESS,1993;240). Implica em conhecer as informa��es bem como seu processo de produ��o, sua utiliza��o e o seguimento do fluxo informacional. Envolve uma postura consciente e um acompanhamento profissional de qualidade.

Muitas vezes denominada pelos arquivistas de Gest�o de Documentos, engloba as atividades de planejamento e controle dos documentos e das informa��es neles contidas nas fases corrente e intermedi�ria do seu ciclo vital. As t�cnicas gerenciais visam justamente acompanhar e otimizar este ciclo vital, at� o arquivamento permanente do documento, permitindo que as informa��es se achem sempre dispon�veis para os processos e para os t�cnicos organizacionais que as utilizam nos diversos momentos de sua vida �til (HERRERA,1991;31,177/8).

O chamado Gerenciamento ou Gest�o eletr�nica da informa��o abrange hardware e softwares necess�rios � gest�o de documentos e informa��es de maneira automatizada, sem a interven��o humana direta e evitando a manipula��o de papel. Usa discos �ticos para armazenar a representa��o facsimilar de imagens e textos e uma descri��o associada a cada documento, permitindo assim n�o s� o armazenamento de grandes quantidades de documentos, como a r�pida e eficaz recupera��o e - se necess�rio - reprodu��o da informa��o neles contida (RECORDER,1995;73).

Suportes tradicionais da informa��o

Nas primeiras sociedades humanas, em que as informa��es se compartilhavam oralmente, a informa��o se encontrava nos c�rebros das pessoas, a mem�ria social sendo relembrada e transmitida por pessoas mais velhas ou indiv�duos especializados nisso: menestr�is, griots, pag�s... Os mitos eram a forma can�nica do saber, geralmente acompanhado de ritos apropriados, pois o grupo atuante contribu�a para evitar perder os detalhes dos mitos porventura pouco lembrados.

Com a inven��o da escrita, de in�cio pictogr�fica, o suporte da informa��o passou a ser a pedra, tijolos de cer�mica, tabuinhas de madeira ou o primitivo papel de papiro. A forma seguinte de escrita, ideogr�fica, usava os mesmo suportes para a informa��o. Com a evolu��o da escrita para o alfabeto, houve uma diversifica��o paralela dos suportes: rolos de papiro, pergaminho, pap�is rudimentares feitos de panos e mais tarde aperfei�oados, de madeira, com o emprego de produtos qu�micos. A narrativa era a forma can�nica do saber e, pelo distanciamento f�sico entre o autor da mensagem e seu futuro receptor, houve a possibilidade de cr�tica e a exig�ncia de verdade, o que conduziu a uma preocupa��o com a universalidade e � objetividade por parte do emissor e � necessidade de uma atividade interpretativa expl�cita por parte do receptor (LEVY,1993;quadro � P.127). Da� o surgimento da teoria (explica��o, fundamenta��o, exposi��o sistem�tica) e da interpreta��o.

Os textos passaram a apresentar uma grande diversidade de formas, sobretudo a partir do Renascimento e da inven��o da imprensa: diplomas, livros, mapas... No sec. XIX desenvolveram-se outros tipos de suporte: o fotogr�fico - partindo do daguerre�tipo, fotografia, microfilme - associado com o desenvolvimento do registro de som e sua teletransmiss�o tivemos filmes sonoros, programas de r�dio, televis�o e registro em v�deo de tais programas com o uso de recursos audiovisuais.

Com o advento da inform�tica e a possibilidade de comunica��o em tempo curto ou mesmo real, imediato, a informa��o eletr�nica, digitalizada, evoluiu para o registro e guarda em cart�es, fitas ou discos magn�ticos, microfilmes ou discos �ticos, compactos.

Tecnologias mais recentes da informa��o

Com o advento dos multim�dia e a associa��o entre a Inform�tica e as Telecomunica��es surgiram o Teletexto, informa��es de texto, sem gr�ficos, transmitidas por uma esta��o de televis�o, comum ou a cabo, para o aparelho do usu�rio assinante (LEVY,1993;31-5 e RENAULT,1989;111); e o Videotexto, sistema interativo que permite associar a televis�o ou o microcomputador do usu�rio a bancos de dados atrav�s da rede telef�nica. Expandiu-se durante a d�cada de 80 na maioria dos pa�ses ocidentais do hemisf�rio norte, mas com diversos padr�es: a) o alfamosaico, desenvolvido pelos pa�ses europeus - PRESTEL na Gr� Bretanha, ANTIOPE na Fran�a; b) o alfageom�trico, criado no Canad� com o nome de TELIDON e c) o alfafotogr�fico, elaborado no Jap�o e chamado CAPTAIN. Permite que um p�blico n�o especializado tenha acesso a v�rios servi�os: - informa��o variada e constantemente atualizada; transa��es: reservas de espet�culos, de passagens de trem ou avi�o, de restaurantes, etc; telecompra, empr�stimo interbibliotec�rio, etc; publicidade e promo��o de servi�os e produtos; comunica��o atrav�s do envio de mensagens a outros usu�rios (RE3DCORDER,1995;19-25,184). No Brasil, o primeiro sistema de videotexto foi o da Telesp, cujo banco de dados central se atualiza diariamente por informa��es fornecidas por jornais, fornecedores de servi�os, grandes bancos editores e livrarias. Existe um Plano Nacional de Videotexto com o objetivo de expandi-lo a outras grandes capitais brasileiras.

Na Bahia, a Telebahia j� possui a Central de Videotexto que permite o acesso do usu�rio com modem, via telefone, a informa��es banc�rias, auxilio � lista telef�nica, informes em tramita��o na Justi�a, correio eletr�nico e dados sobre os servi�os prestados pela Telebahia a seus usu�rios. Para o acesso �s informa��es atrav�s da Central de Videotexto, o usu�rio dever� carregar um programa emulador de terminal de videotexto na mem�ria do microcomputador, fornecido gratuitamente pela Telebahia. Paga-se pelo acesso ao Videotexto o mesmo que por uma chamada telef�nica, metade do pre�o convencional das liga��es interurbanas (OLIVEIRA,1993).

Atualiza��o do Arquivista

Em fun��o do enorme avan�o recentemente em curso nas �reas de Inform�tica e de Telecomunica��es, o arquivista precisa permanentemente se reciclar, familiarizando-se com as novas tecnologias da informa��o, se atualizando, n�o s� saber manipular adequadamente a nova aparelhagem eletr�nica, como para utilizar convenientemente os diversos softwares dispon�veis no mercado e se tornar capaz de usar sua criatividade combinando os recursos existentes para fazer frente �s novas necessidades, sempre crescentes e cada vez mais diversificadas, dos usu�rios de arquivos, bibliotecas e museus em busca de uma informa��o ver�dica, seletiva, atualizada e de boa qualidade.

O arquivista agora enfrenta, como primeiro problema, o fato de que precisa manejar simultaneamente informa��es registradas em forma anal�gica e digital. Depara-se com a necessidade de gerir distintos tipos de armazenamento, adaptados � natureza dos diferentes suportes anal�gicos - papel, disco fonogr�fico, fotografias, microfilmes, filmes, fitas cassete, v�deos - e digitais - fitas e discos magn�ticos, CDs.

Precisa manipular adequadamente os distintos aparelhos reprodutores da informa��o - vitrolas, gravadores de fitas cassete, ledoras de microfilmes, de videocassete, computadores, etc. E mais, conhecer e saber trabalhar com diferentes softwares para recuperar a informa��o, redimension�-la, relacion�-la com outras criando novas e gerenciar seu armazenamento, tratamento, recupera��o e exposi��o.

Necessita de se preocupar com manter c�pias de seguran�a devido � maior fragilidade ou efemeridade dos novos suportes digitais e, dada a durabilidade relativamente curta de alguns deles, preocupar-se com a migra��o da informa��o de um suporte antigo para os outros tecnologicamente mais avan�ados, pois em breve n�o conseguir� mais encontrar vitrolas que toquem discos de vinil, computadores que lidem com cart�es ou fitas megn�ticas ou mesmos disquetes de 51/4.

Administra��o tradicional da informa��o

Por outro lado, � preciso que ele conhe�a e aprenda a trabalhar com as novas formas de organiza��o administrativa da informa��o. Na gest�o tradicional dos documentos, aplicando o princ�pio da proced�ncia, os documentos se arranjavam de acordo com o organograma da institui��o que os criara e utilizara, o local de onde provinham. Os documentos eram reunidos por se��o ou departamento que os produziram, subdivididos em s�ries por tipos de documentos, per�odos determinados ou atividades em fun��o das quais surgiram (WALNE,1988;145).

Numa empresa ou institui��o, a administra��o tradicional era no geral centralizadora, com acesso restrito a certas informa��es arquivadas separadamente ou mesmo criptografadas ou ating�veis apenas atrav�s do conhecimento de c�digos espec�ficos de escrita ou arranjo, ou de determinadas senhas de acesso. O suporte, geralmente papel, fotografias ou microfilmes e os documentos arranjados segundo o uso necess�rio para a melhor produtividade da empresa ou o mais adequado desempenho das finalidades da institui��o.

Mudan�as na gest�o informacional

Atualmente, por�m, toda uma outra realidade informacional est� presente nas empresas e institui��es que utilizam computadores e possuem amplos bancos de dados, planilhas com informa��es e c�lculos num�ricos, arquivos de textos e desenhos variados. Ultrapassando os antigos mainframes, as empresas hoje utilizam redes de microcomputadores que permitem acesso democratizado �s informa��es da organiza��o para todos os seus t�cnicos e a possibilidade de trabalharem em conjunto, utilizando os mesmos bancos de dados ou elaborando coletivamente textos de trabalho, atrav�s do correio eletr�nico, grupos de discuss�o por computador, ou ainda a constru��o progressiva de um acervo de documenta��o com observa��es e argumenta��es dos v�rios t�cnicos, sempre presente aos olhos de toda a comunidade da institui��o, podendo ser manipulada a qualquer momento (LEVY,1993;51,66-8e72 e DYSON,1995;152 e 377). Os textos j� n�o assumem o car�ter seq�encial, linear, de antes, constituindo-se agora em verdadeiros Hipertextos que removem as barreiras da p�gina impressa (NEGROPONTE,1995;145), permitindo o acesso n�o seq�encial a qualquer parte deles ou do qual, partindo de determinadas palavras ou frases - Hyperlinks (GATES,1995;109) - se pode saltar para outro texto que explica em detalhes sua natureza (PFAFFENBERGER,1993;315), ou mesmo para demonstra��es sonoras ou visuais, caso em que tomam o nome de Hiperm�dia(DYSON,1995;196 e MICROSOFT PRESS,1993;231).

Sistema de Administra��o da informa��o

Muitas empresas utilizam, ent�o, sistemas de administra��o da informa��o (Management Information System - MIS), em que os dados se registram e processam com prop�sitos operacionais, os problemas separados por n�veis de decis�o e transmitidos a quem lhes possa dar solu��es (CAMAR�O,1988;259). Em geral se verifica a) um n�vel de informa��es gen�ricas, aberta a todos; b) o Sistema de Suporte � decis�o, reunindo informa��es a n�vel t�tico, a cargo de gerentes, e c) os Sistemas de Informa��o Executiva (Executive Information System - EIS), apresentando sum�rios e informa��es estrat�gicas de forma simples e amig�vel a fim de atender �s necessidades dos executivos de alto n�vel. No �pice, d) est� o mais amplo Sistema de Informa��o Industrial, que se refere ao meio organizacional em que a empresa se insere, incluindo informa��es que v�m de fora para dentro da empresa sobre concorrentes, governo, legisla��o, tend�ncias de mercado, etc. (FURLAN/IVO e AMARAL,1994;22-34).

O sistema de informa��es de uma entidade pode ser representado como um conjunto formado por uma base de informa��es ou dados e um processador de informa��o, composto de dois monitores: um que administra o armazenamento e tratamento dos dados, e outro que gere a circula��o da informa��o (Ver CASSARO,1988 esp.Cap.III).

Redes informacionais

Al�m dos sistemas de informa��o de cada entidade com a sua rede local, interna, de comunica��o, constatamos hoje em dia o surgimento de verdadeiras redes inform�ticas. A Rede Inform�tica � uma malha, cujos fios seriam constitu�dos pelas linhas de transmiss�o e os n�dulos ocupados por terminais de computadores ou multiplexores, com o objetivo de centralizar informa��es b�sicas (Base de Dados) e descentralizar informa��es processadas (Banco de Dados), ou seja, promover a circula��o da informa��o de modo a torn�-la dispon�vel onde e quando necess�ria (MATHELOT,1987;105).

A rede inform�tica de certa forma pressup�e a integra��o pr�via dos v�rios setores que criam, custodiam, administram e disseminam a informa��o. Hoje em dia se fala mais em centros de documenta��o e informa��o, integrando suportes informacionais diversos e distintas formas de dissemina��o da informa��o. O arquivista tem como perspectiva sua inevit�vel entrada na supervia da informa��o, ou seja, na interconex�o global de todos os computadores em uma rede. A met�fora da autoestrada n�o chega a ser correta, por que esta rede movimenta bits sem peso, � velocidade da luz, eliminando as distancias. Uma diferente e mais adequada met�fora � a de mercado, bolsas de valores ou bolsa de transa��es. A informa��o digital de todos os tipos � o novo meio de troca neste mercado. Segundo Bill Gates "a estrada da informa��o transformar� nossa cultura t�o radicalmente quanto a prensa de Gutemberg transformou a Idade M�dia". Cita, ainda, que atualmente muitas resid�ncias j� se ligam a duas infra-estruturas de comunica��o dedicadas: as linhas telef�nicas e os cabos de televis�o; "quando esses sistemas de comunica��o especializados convergirem de forma generalizada para um �nico aparelho de informa��o digital, a estrada da informa��o ter� chegado" (NEGROPONTE,1995;18 e GATES,1995; 14,16,17,20 e 95).

Treinamento de pessoal e educa��o permanente do arquivista

Estas novas perspectivas demandam uma preocupa��o constante com treinamento e reciclagem do pessoal que lida com documentos e informa��o:

a) na parte t�cnica para garantia da fiel preserva��o do conte�do informacional e o trato do documento nas diversas fases de seu ciclo vital (corrente, intermedi�rio e permanente);

b) na parte �tica para garantia do sigilo quando necess�rio, do respeito ao direito do autor e dos usu�rios e o adequado fluxo informacional, considerando de um lado as hierarquias ainda existentes e de outro o direito coletivo de acesso � informa��o de interesse social;

c) em face da r�pida recupera��o da informa��o contida em diversos suportes e sua devida integra��o;

d) no treinamento para a adequada dissemina��o da informa��o, tomando a iniciativa, quando necess�rio, de veicul�-la a fim de que as pessoas interessadas possam se beneficiar com a sua pronta utiliza��o. Conhecer o perfil de seus usu�rios e textos que lhe sejam pertinentes (SANTOS,1994,Rel.2 Dir;4).

Em suma, o arquivista, assim como todos os que trabalham com a informa��o, devem ser treinados para o bom desempenho nas diversas tarefas a cumprir por cada sistema de informa��o: - conservar sua documenta��o (preserva��o e restauro); - catalogar seus documentos; - index�-los; - disseminar as informa��es neles existentes e levantadas; - fazer a aquisi��o planificada de documentos (SANTOS,1994;Sug 7 dir;5) segundo a pol�tica cultural da institui��o e mantendo sempre atualizada sua base de informa��es. Trata-se agora de uma preocupa��o permanente com a reciclagem, em fun��o das novas tecnologias e formas de administra��o da informa��o.

Refer�ncias Bibliogr�ficas

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CASSARRO, Antonio Carlos. Sistemas de informa��es para tomada de decis�es. S�o Paulo: Pioneira, 1988

DYSON, Peter. Dicion�rio pr�tico para PC. Trad. Gisela Gurgel e Giselle Almeida. Rio de Janeiro: Ed. Ciencia Moderna, 1995

FURLAN, Jos� Davi e IVO, Ivonildo da Motta. Megatend�ncias da Tecnologia da Informa��o. S�o Paulo: Makron Books, 1992,

FURLAN, Jos� Davi / IVO, Ivonildo da Motta e AMARAL, Francisco Piedade. Sistemas de Informa��o Executiva - EIS. s�o Paulo:Makron Books,1994

GATES,Bill et allii. A estrada do futuro. Trad.Beth Vieira et al.S�o Paulo: Companhia das Letras, 1995

HERRERA, Antonia Heredia. Archiv�stica general.Teor�a y Pr�ctica. 5aed. Sevilla: Diputaci�n Povincial, 1991

L�VY, Pierre. As Tecnologias da Intelig�ncia: o futuro do pensamento na era da Inform�tica. Trad. Carlos Irineu da Costa. Rio de Janeiro: Editora 34, 1993

MATHELOT, Pierre. L'informatique. 7e ed. ref. Paris: Presses Universitaires de France, 1987. (Col.Que sais-je,1371)

MICROSOFT PRESS. Dicion�rio de Inform�tica. Trad. Fernando B.Ximenes. Rio de Janeiro: Campus, 1993

NEGROPONTE, Nicholas. A vida digital. Trad. S�rgio Tellaroli. S�o Paulo: Companhia das Letras, 1995

OLIVEIRA, L�dice artigo sobre Telebahia e Videotexto in jornal A TARDE de 26/12/1993

PFAFFENBERGER, Bryan. Que,dicion�rio dos usu�rios de microcomputadores. Trad. da 3a ed americana de Fernando Barcellos Ximenes. Rio de Janeiro:Campus,1993

RECORDER, Maria Jos� et allii. Informa��o eletr�nica e novas tecnologias.Trad.Dinah Aguiar Poblaci�n. S�o Paulo:Summus, 1995

RENOULT, Daniel (org).Vocabulaire de la documentation 2e ed.Paris: AFNOR,1989

SANTOS, Francisco Ruas. Relat�rio de an�lise do sistema peculiar �s institui��es culturais n�o governamentais (1974-1994), Rio de Janeiro:Relat�rio 2/Dir/1994

SANTOS, Francisco Ruas.Organiza��o do banco de textos/teses de institui��es culturais, particularmente institutos hist�ricos, Sugest�o 7/Dir/1994. Rio de Janeiro, 14/5/1994

WALNE, Peter (ed.) Dictionary of Archival Terminology. 2nd ed. M�nchen/New York/London/Paris: K.G.Saur, 1988

http://www.inquice.ufba.br/02nunes.html

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