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Date Posted: 14:50:15 09/22/04 Wed
Author: José Maria
Subject: Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos - Ministério da Saúde

Presidência da República - PR -
Ministério da Saúde - MS -
Secretaria-Executiva/MS - SE -
Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAA -
Coordenação-Geral de Documentação e Informação - CGDI
Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos - ARQUIVO

Competência
A Coordenação de Arquivo e Gestão de Documentos compete:
I - planejar, coordenar, acompanhar e avaliar a execução das atividades de arquivo e gestão de documentos e mudança de suporte nas unidades do Ministério;
II - elaborar normas, diretrizes e procedimentos, em consonância com o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivo, para a gestão de documentos, no âmbito do Ministério;
III - promover a racionalização da produção e do fluxo de documentos;
IV - preservar o acervo documental, em consonância com a política nacional de arquivos, tendo em vista a agilização do processo decisório e a garantia de pleno acesso aos documentos públicos;
V - promover a integração de metodologias, informações e serviços de documentação federal em saúde;
VI - manter intercâmbio com instituições arquivísticas e afins, para atualização de técnicas e permuta de experiências.

À Divisão de Documentos Arquivísticos compete:
I - supervisionar, avaliar e gerenciar as atividades técnico-administrativas pertinentes ao acervo arquivístico, assegurando e mantendo a informatização dos serviços;
II - desenvolver ações e atividades que permitam o acesso às informações arquivísticas;
III - propor e executar, em articulação com a área de recursos humanos, a capacitação de servidores para o desenvolvimento das atividades de arquivo e gestão de documentos;
IV - coletar e disseminar informações sobre legislação arquivística no âmbito do MS.

>>>>> Ao Serviço de Arquivo e Protocolo compete:
I - aplicar e propor a atualização do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do MS;
II - assistir tecnicamente às unidades organizacionais do Ministério, quanto às atividades de protocolo e arquivo;
III - estabelecer, em conjunto com a área de microfilmagem e digitalização, normas e critérios para mudança de suporte de documentos, de acordo com a legislação vigente.


>>>>>Ao Serviço de Gestão de Documentos compete:
I - receber, registrar, autuar, controlar, classificar e distribuir documentos pelo Protocolo Central;
II - informar aos usuários quanto à tramitação de documentos registrados;
III - implementar sistemas informatizados de gestão e controle de documentos;
IV - gerenciar o sistema de protocolo e arquivo;
V - armazenar, preservar e organizar os documentos depositados no arquivo central, garantindo sua integridade e segurança;
VI - proceder a análise, avaliação e seleção de documentos, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos vigentes, seguindo orientação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos do MS;
VII - atender às solicitações de empréstimos e consulta de documentos sob sua guarda;
VIII - preparar os documentos para o recolhimento ao Arquivo Nacional.


Ao Centro de Microfilmagem e Digitalização compete:
I - desenvolver sistemas e projetos de microfilmagem e digitalização da imagem de documentos;
II - supervisionar, avaliar e emitir pareceres técnicos quanto a aquisição de serviços, equipamentos e produtos de microfilmagem e digitalização da imagem de documentos arquivísticos no âmbito do Ministério;
III - atuar em consonância com o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo no MS e demais preceitos legais vigentes;
IV - desenvolver ações que garantam a guarda, a segurança, a preservação e a recuperação de informações;
V - promover a atualização de tecnologias no campo da mudança de suporte de documentos, assegurando a legalidade, a qualidade e a produtividade dos serviços.

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