Fun��es de um Administrador -- I N F O A R Q

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Date Posted: 17:21:31 08/23/11 Tue
Author: Prof. Jos� Maria
Subject: Fun��es de um Administrador

Por Jo�o Placon�

A administra��o pode ser definida como a tarefa que possibilita alcan�ar os objetivos previamente definidos, com menor dificuldade e maior rapidez, isto �, com maior efici�ncia. Quais s�o as fun��es:

Planejar � O planejamento, caracter�stica b�sica da empresa, � a fun��o administrativa permanente, que inclui a defini��o de objetivos, diretrizes, planos, determina��o de m�todos e processos de trabalho, programa��o de tarefas, etc. Assim, planejar � determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcan�ados e os meios pelos quais a empresa poder� alcan��-los.
H� dois tipos de planos:
1 � Planos que mostram um resultado a alcan�ar: s�o os objetivos ou metas;
2 � Planos que definem os meios para alcan�ar os resultados: s�o as pol�ticas ou diretrizes e os procedimentos, rotina ou m�todos.
Os objetivos s�o os valores a serem alcan�ados pela empresa como um todo, mas tamb�m em cada uma de suas unidades. Expressam-se em termos gerais, como por exemplo: servir bem aos clientes; expandir a empresa; diversificar as atividades; obter lucros, e assim por diante.
As metas representam os objetivos definidos com precis�o, que se relacionam �s dimens�es de tempo, espa�o e quantidade. Ex: a empresa poder� planejar a produ��o de 10.000 unidades de um certo produto para o m�s seguinte; o departamento de vendas da empresa poder� planejar a venda dessas 10.000 unidades para o m�s subseq�ente, numa certa regi�o do territ�rio nacional.
As pol�ticas e diretrizes s�o os planos que fornecem um sentido geral para a a��o, ou a orienta��o seguida por uma unidade de organiza��o e pela pr�pria empresa para alcan�ar os objetivos e metas.
Por exemplo: a venda das 10.000 unidades produzidas pode ser destinada � popula��o jovem do pa�s, por um pre�o abaixo do pre�o da concorr�ncia e com grande propaganda.
Os procedimentos, rotinas ou m�todos s�o as formas de executar as diretrizes ou pol�ticas. Por exemplo: podem ser utilizados v�rios m�todos para vender as 10.000 unidades produzidas � popula��o jovem do pa�s: a venda direta, de porta em porta; a venda a outras empresas (varejistas, por exemplo) que revendem o produto ao consumidor; a venda direta ou venda a outras empresas, refor�ada por propaganda pela televis�o, e assim por diante.

Planejar n�o � prever o que vai acontecer, mas sim, antecipar d�vidas e probabilidades.

Organizar � Organiza��o � a palavra usada geralmente em dois sentidos. Emprega-se organiza��o no sentido de sistema, como sin�nimo de unidade org�nica, quando se diz, por exemplo: �A organiza��o X � muito eficiente�. Organiza��o no sentido de fun��o administrativa pode ser definida como a constru��o da estrutura � de recursos e de opera��es � da empresa.
Do ponto de vista de recursos, organiza��o � obten��o de recursos humanos e materiais, necess�rios � execu��o dos planos previamente estabelecidos.
Os recursos humanos devem estar adaptados aos tipos de m�todos e procedimentos previamente definidos. Assim como h� diferentes rotinas a serem seguidas, h� tamb�m diferentes tipos de pessoas que estar�o mais ou menos adaptadas a elas. O administrador deve, ent�o, localizar e atrair para a organiza��o pessoas que preencham os requisitos necess�rios � execu��o das atividades da empresa. Chama-se a essa parte da constru��o da estrutura, recrutamento de pessoal. Ap�s o recrutamento, deve haver a sele��o, que � a escolha dos candidatos que apresentaram maior potencial para desempenhar as atividades requeridas.
J� os recursos materiais est�o divididos em: recursos materiais ligados � produ��o industrial, entre os quais temos: mat�rias primas que ser�o transformadas pela empresa em produtos de consumo final; suprimentos (materiais que contribuem indiretamente para a produ��o); m�quinas, equipamentos e materiais diversos; edif�cios e instala��es e recursos financeiros ou monet�rios, utilizados para manter a empresa em funcionamento, do ponto de vista de liquidez e solv�ncia.
Do ponto de vista de opera��es, organiza��o significa agrupamento de atividades necess�rias para a execu��o dos planos em unidades. Significa tamb�m a defini��o de autoridade e responsabilidade de cada um dentro das unidades. O agrupamento de atividades se realiza mediante a divis�o e distribui��o do trabalho a ser realizado em tarefas, segundo certos crit�rios, de cuja aplica��o resulta a defini��o de unidade na organiza��o.
A defini��o de autoridade e responsabilidade significa estabelecimento de hierarquia de posi��es e de compromisso de respeito a essa hierarquia.
Com organiza��o, trabalho, criatividade e um bom produto ou servi�o, sejam neg�cios grandes ou pequenos, todos ter�o lugar e a sua fatia de mercado.

Dirigir � Depois do planejamento e da organiza��o, a etapa seguinte � a dire��o, fun��o mediante a qual o administrador far� com que seus subordinados executem o que foi planejado. O administrador dever�, ent�o, transmitir os planos aos subordinados e estimul�-los de maneira a despertar-lhes a motiva��o para que atinjam os objetivos e metas predeterminadas.
A transmiss�o dos planos � feita, na maior parte das vezes, atrav�s de instru��es ou ordens. Uma ordem ou instru��o pode ser definida como um mandado, por parte do superior, exigindo do subordinado que ele aja ou deixe de agir, em determinadas circunst�ncias. As ordens podem ser orais ou escritas. Quanto mais complexa a ordem e maior a precis�o que se desejar para o seu cumprimento, maior ser� a necessidade de coloc�-la por escrito.

Dirigir bem um neg�cio � administrar o seu futuro; e dirigir o futuro � administrar a informa��o.

Controlar � Controle significa verifica��o da execu��o. Significa tamb�m a avalia��o dos resultados, comparando-os com os padr�es estabelecidos e corrigindo as discrep�ncias que tenham surgido.
O controle adota como medida-padr�o o pr�prio plano e verifica at� que ponto foi observado.
O controle aponta as falhas verificadas e as corre��es que devem ser feitas.
O controle avalia o desempenho em rela��o aos padr�es, comparando resultados com previs�es. Assim, temos, por exemplo, o controle de qualidade do produto, dos servi�os, onde se verifica se a qualidade desejada foi alcan�ada.
O controle, por outro lado, corrige os desvios dos padr�es, propondo uma a��o espec�fica para isso. Veja o exemplo do controle de qualidade de um produto: se um artigo n�o atinge o padr�o de qualidade desejado, o controle pode recomendar que seja inutilizado o artigo ou que ele seja vendido a pre�o mais baixo.

Para se chegar, onde quer que seja, n�o � preciso dominar a for�a; basta controlar a raz�o.

Conclus�o:
Planejamento, organiza��o, dire��o e controle s�o fun��es que podem ocorrer separadamente, mas que, quase sempre, est�o interligados na pr�tica administrativa.
Dessa forma, � comum assistirmos ao desenvolvimento de planos diversos, desencadeados em diferentes momentos. Esses planos s�o seguidos ou entremeados de provid�ncias para a organiza��o dos recursos, de ordens e instru��es aos subordinados e de verifica��o de resultados de atividades.
Agora que voc� j� tomou conhecimento das principais fun��es do administrador, veja como fica mais f�cil o entendimento da seguinte historinha.
Suponha que voc� est� com a id�ia de montar o seu pr�prio neg�cio. Uma f�brica de chocolates. Voc� imagina m�quinas trabalhando, pessoas operando essas m�quinas e voc� em um escrit�rio verificando relat�rios de compra de mat�ria prima e vendas de sua produ��o de chocolates.
Nesta imagina��o, voc� est� visualizando um estado futuro, uma s�rie de acontecimentos que n�o s�o realidade, mas voc� quer atingir. Voc� tem bons conhecimentos sobre produ��o de chocolates em geral, sabe a receita de �timos quitutes e disp�e um certo capital.
Praticamente voc� tem o b�sico para dar in�cio � fabrica��o de chocolates. Voc� percebe que � necess�rio adquirir uma s�rie de coisas para montar sua f�brica. � preciso um espa�o f�sico, s�o necess�rias algumas m�quinas, contato com fornecedores de mat�ria-prima, pessoas que v�o trabalhar.
Voc� toma uma caneta e papel � faz uma lista de tudo o que � preciso e a forma de adquirir cada elemento. Neste momento voc� est� realizando uma fun��o administrativa chamada Planejamento. Como a defini��o acima exp�s, voc� visualizou um estado futuro (sua f�brica de chocolates) e escreveu tudo o que � necess�rio para mont�-la e a forma de adquirir cada elemento que � preciso.

Quando vir uma id�ia, em vez da tesoura de poda, use o sol do est�mulo.

Dispon�vel em http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/funcoes-de-um-administrador/25691/

Acesso em 14;8.2011

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