Estrutura e compet�ncia da Divis�o de Arquivo-Geral - Universidade Federal de Santa Maria -- I N F O A R Q

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Date Posted: 14:25:48 09/22/04 Wed
Author: Jos� Maria
Subject: Estrutura e compet�ncia da Divis�o de Arquivo-Geral - Universidade Federal de Santa Maria

ESTRUTURA E COMPET�NCIAS

ESTRUTURA

A Divis�o de Arquivo-Geral, �rg�o executivo da Administra��o Superior da UFSM, subordinado diretamente ao Reitor, sob a supervis�o administrativa da Pr�-Reitoria de Administra��o, tem a finalidade de coordenar o sistema de arquivos na UFSM.
A estrutura organizacional e funcional da Divis�o est� constitu�da pela Dire��o e pela...
SE��O DE PROTOCOLO
SE��O DE MICROFILMAGEM
SE��O DE ARQUIVOS SETORIAIS
SE��O DE ARQUIVO PERMANENTE
COMISS�O PERMANENTE DE AVALIA��O DE DOCUMENTOS - CPAD
Orienta��es da CPAD

COMPET�NCIAS

I - coordenar, supervisionar e controlar a gest�o de documentos no �mbito institucional, abrangendo as atividades referente � protocolo, arquivos setoriais, arquivo permanente e microfilmagem;
II - estabelecer e executar a pol�tica de avalia��o documental;
III - cumprir e fazer cumprir a legisla��o e normas da �rea arquiv�stica;
IV - manter a cust�dia, a conserva��o, o arranjo e a divulga��o do acervo documental;
V - racionalizar a produ��o documental;
VI - garantir o acesso aos documentos resguardando aqueles que requeiram sigilo e restri��es;
VII - disciplinar a reprodu��o e a consulta dos documentos;
VIII - preservar a mem�ria da Institui��o servindo como refer�ncia, informa��o, prova ou fonte de pesquisa cient�fica;
IX - promover o interc�mbio com institui��es arquiv�sticas.

SE��O DE PROTOCOLO
� Se��o de Protocolo compete:
- Coordenar e supervisionar as atividades de recebimento, sele��o, registro, distribui��o de correspond�ncias e demais documentos;
- Proceder a autua��o de documentos, de acordo com o Manual de Normas e procedimentos Gerais para a Forma��o de Processos;
- Controlar a tramita��o de processos e documentos em geral;
- Prestar as informa��es ao p�blico em geral, sobre tr�mite de documentos;
- Controlar e executar os servi�os de correio.

SE��O DE MICROFILMAGEM
� Se��o de Microfilmagem compete:
- Desenvolver atividades de reprodu��o documental atrav�s de execu��o de servi�os de microfilmagem;
- Garantir a seguran�a, a preserva��o e durabilidade das informa��es armazenadas em meios microgr�ficos, respeitando a legisla��o vigente;
- Manter em condi��es adequadas o arquivo de seguran�a de microfilmes;
- Elaborar os instrumentos necess�rios para o acesso das informa��es em meios microgr�ficos.

SE��O DE ARQUIVOS SETORIAIS
� Se��o de Arquivos Setoriais compete:
- Coordenar, orientar e supervisionar a execu��o das tarefas dos arquivos setoriais, estabelecendo normas ou trabalho de forma a manter a uniformiza��o dos procedimentos;
- Propor t�cnicas de organiza��o para arquivos especiais e especializados;
- Acompanhar e auxiliar no processo de avalia��o documental nos arquivos setoriais;
- Proceder o levantamento da produ��o documental para fins de classifica��o e avalia��o.

SE��O DE ARQUIVO PERMANENTE
� Se��o de Arquivo Permanente compete:
- Recolher a documenta��o de valor hist�rico proveniente dos arquivos setoriais;
- Realizar o processamento t�cnico de conserva��o dos documentos;
- Organizar e descrever os documentos do arquivo permanente;
- Elaborar instrumentos de pesquisa com vistas a dissemina��o das informa��es;
- Proporcionar a consulta e/ou empr�stimo de documentos no acervo;
- Incentivar a realiza��o de pesquisa e estudos no arquivo.

COMISS�O PERMANENTE DE AVALIA��O DE DOCUMENTOS
� Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos tem por finalidade assessorar � Divis�o de Arquivo-Geral nas a��es e procedimentos referentes a avalia��o documental na UFSM e mais especificamente orientar e realizar a an�lise, avalia��o e sele��o da documenta��o produzida e acumulada no �mbito da Institui��o.

Resolu��o N� 018/98
Cria a Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos da UFSM e disp�e sobre o seu funcionamento.
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribui��es legais e estatut�rias e, considerando:
- a Lei n� 8159/91 de 08/01/91 - que disp�e sobre a Pol�tica Nacional de Arquivos P�blicos e Privados e d� outras Provid�ncias;
- o Decreto n� 21182/97 de 20/03/97 - que estabelece normas para a transfer�ncia e recolhimento de acervos arquiv�sticos p�blicos federais para o Arquivo Nacional;
- a Resolu��o n� 06 de 15/05/97, do CONARQ que disp�e sobre diretrizes quanto � terceiriza��o de servi�os arquiv�sticos;
- a Resolu��o n� 07 de 20/05/97 do CONARQ que disp�e sobre os procedimentos para a elimina��o de documentos no �mbito dos �rg�os e entidades integrantes do poder p�blico;
- a necessidade de institucionalizar o processo de avalia��o documental;
- a responsabilidade e o dever de garantir a prote��o dos conjuntos documentais como fonte � pesquisa, � hist�ria e na defesa dos interesses da universidade e dos direitos da comunidade acad�mica.
RESOLVE:
Art. 1� - Criar a Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos(CPAD); com liga��o funcional � Divis�o de Arquivo Geral no que se refere as atividades t�cnicas e vincula��o administrativa � Pr�-Reitoria de Administra��o.
Art. 2� - A Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos ter� a responsabilidade de orientar e realizar o processo de an�lise, a��o e sele��o da documenta��o produzida e acumulada no �mbito da institui��o, e especificamente:
a) analisar as tabelas de temporalidade de documentos, sugerindo altera��es e/ou aprovando-as;
b) encaminhar as tabelas � autoridade m�xima da institui��o para homologa��o;
c) proceder a divulga��o da tabela mediante a publica��o em Di�rio Oficial ou outro meio que se fizer necess�rio;
d) autorizar a aplica��o da tabela, delegando compet�ncia para as unidades aplicarem em seu �mbito;
e) estabelecer normas e instru��es gerais para a aplica��o da microfilmagem nos documentos;
f) orientar a sele��o de documentos relativos �s atividades meio, obedecendo aos prazos de guarda e destina��o estabelecidos na Tabela B�sica de Temporalidade e Destina��o de Documentos de Arquivos da Administra��o P�blica, aprovada pelo CONARQ - Arquivo Nacional.
Art. 3� - A Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos da UFSM ser� nomeada pelo Reitor e ter� a seguinte composi��o:
I - Membros Permanentes:
a) Presidente: Bacharel em Arquivologia indicado pelo Diretor da Divis�o de Arquivo Geral;
b) Chefe da Se��o de Arquivos Setoriais: Bacharel em Arquivologia;
c) Secret�rio: servidor T�cnico Administrativo;
d) Representante jur�dico: servidor da �rea jur�dica.
II - Membros Vari�veis:
a) Representantes do �rg�o cujos documentos estiverem sendo avaliados;
b) Profissional especializado, quando se tratar de documentos especializados;
c) T�cnico em Microfilmagem;
d) Historiador, quando se tratar de documentos hist�ricos.
III - Suplentes:
a) Para cada membro titular ser� designado o respectivo suplente.
Art. 4� - A Comiss�o reunir-se-� ordinariamente no m�nimo 02 (duas) vezes a cada m�s e, extraordinariamente quando convocada.
� 1� As reuni�es ser�o coordenadas pelo presidente da comiss�o e na sua aus�ncia ou impedimentos, pelo Diretor da Divis�o de Arquivo Geral(suplente).
� 2� A aus�ncia de qualquer membro dever� ser justificada com anteced�ncia, por escrito, incluindo-se a indica��o do suplente.
� 3� A Comiss�o dever� proceder sempre com responsabilidade, respeitando a �tica profissional e a legisla��o vigente.
� 4� Os membros nomeados para a comiss�o, quando convocados pelo seu presidente, dar�o prioridade de execu��o �s atividades por ela desenvolvidas.
� 5� Quando da realiza��o do levantamento da produ��o documental, na unidade gestora dos documentos, os membros vari�veis dever�o ser nomeados especificamente para cada unidade, por meio de portaria do Reitor.
Art. 5� - S�o atribui��es:
I - Do Presidente:
a) Convocar e presidir as sess�es ordin�rias e extraordin�rias;
b) Fazer cumprir as decis�es tomadas na comiss�o;
c) Assinar as listagens, os termos e os editais de ci�ncia de elimina��o de documentos;
d) Representar externamente a CPAD ou designar quem o fa�a;
e) Dispor sobre os demais assuntos administrativos internos da comiss�o;
f) Coordenar os trabalhos das equipes que subsidiar�o a elabora��o das tabelas.
II - Do chefe da Se��o de Arquivos Setoriais:
a) Assessorar o presidente nos assuntos espec�ficos da �rea arquiv�stica.
III Do Representante Jur�dico:
a) Assessorar a comiss�o quanto aos assuntos jur�dicos e prazos legais dos documentos;
b) Fornecer subs�dios e dados para o estabelecimento dos valores legais, fiscais, etc.
IV - Dos membros vari�veis:
a) Assessorar a comiss�o nos assuntos relacionados com os documentos de sua �rea atua��o;
b) Fornecer dados sobre a documenta��o;
c) Comparecer, quando convocado, as reuni�es de trabalho.
Art. 6� - S�o compet�ncias da Secretaria Administrativa:
a) Auxiliar o Presidente na elabora��o da agenda de trabalho;
b) Secretariar e elaborar as atas das reuni�es;
c) Divulgar, com anteced�ncia, as reuni�es e convoca��es;
d) Prestar assessoria administrativa, bem como executar servi�os t�cnicos - administrativos;
e) Manter sob controle o material de consumo e do patrim�nio da Comiss�o de Avalia��o de Documentos;
f) Elaborar e acompanhar o processo de compra e requisi��o de materiais do almoxarifado;
g) Receber e expedir a correspond�ncia da comiss�o.
Art. 7� - O funcionamento da comiss�o ter� car�ter permanente atrav�s de seu presidente e sua secretaria, reunindo todos os membros, para deliberar.
Art. 8� - O provimento de fun��o gratificada para o Presidente da Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos, depender� da expans�o ou remanejamento do quadro de fun��es de confian�a da institui��o.
Art. 9� - Esta Resolu��o entra em vigor na data de sua publica��o e revoga as disposi��es em contr�rio.

Gabinete do Reitor da Universidade Federal de Santa Maria, aos quatro dias do m�s de novembro do ano de mil novecentos e noventa e oito.

Paulo Jorge Sarkis,
Reitor

Portaria N� 38.914, de 24.11.98
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribui��es legais e estatut�rias, e tendo em vista o que consta do of�cio n� 079/98 -DAG, protocolado sob o n� 2654/98,
RESOLVE:
Designar os membros, abaixo relacionados para comporem a Comiss�o Permanente de Avalia��o de Documentos/CPAD:
- Arquiv. Rita Medianeira Ilha, matr. SIAPE 357642, Presidente da Comiss�o;
- Arquiv. Dione Calil Gomes, matr. SIAPE 381552, Suplente;
- Arquiv. Rosilaine Zoch Bello, matr. SIAPE 379411, chefe da Se��o de Arquivos Setoriais;
- Arquiv. M�rcia Teresinha Feron Antunes, matr. SIAPE 379146, Suplente;
- Procurador-Geral Jorge Adaime Filho, matr. SIAPE 1096946;
- Procurador Jos� Carlos Guizolfi Espig, matr. SIAPE 1249789
II - TORNAR SEM EFEITO a Portaria n� 34.070, de 13.05.96

Paulo Jorge Sarkis,
Reitor

Resolu��o N� 002/98
Aprova a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Pr�-Reitoria de Recursos Humanos.
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, no uso de suas atribui��es legais e estatut�rias, e Considerando as disposi��es constantes no artigo 9�, cap�tulo II da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991;
Considerando a resolu��o n� 04, de 28 de mar�o de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos/Arquivo nacional;
Considerando a Ata da 3� Reuni�o da Comiss�o de Avalia��o de Documentos - CAD, designada pela Portaria n� 34.070/96,
RESOLVE:
Art. 1� - Aprovar a Tabela de Temporalidade da Pr�-Reitoria de Recursos Humanos, que estabelece prazos de guarda e destina��o dos documentos produzidos e recebidos em decorr�ncia de suas atividades.
Art 2� - A aplica��o da Tabela de Temporalidade refere-se aos procedimentos adotados para a sele��o e destina��o dos documentos, desde que cumpridos os prazos de guarda estabelecidos:
I - Compete � Pr�-Reitoria de Recursos Humanos arquivar os documentos na fase corrente de acordo com orienta��es da Divis�o de Arquivo Geral e selecionar os documentos a serem recolhidos ao Arquivo Permanente;
II - A aplica��o da Tabela est� condicionada ao cumprimento dos prazos de guarda e da elabora��o dos Termos de Elimina��o dos Documentos;
Par�grafo �nico: Caber� � Comiss�o de Avalia��o de Documentos orientar e supervisionar a aplica��o da Tabela, controlando seu cumprimento e registro.
Art. 3� - A revis�o e atualiza��o da tabela dever� ser promovida a cada dois anos, ou toda vez que houver altera��es estruturais e funcionais nesta Pr�-Reitoria.
Art. 4� - Esta Resolu��o entra em vigor na data da sua publica��o, revogadas as disposi��es em contr�rio.

GABINETE DO REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA, aos vinte e nove dias do m�s de janeiro do ano de mil novecentos e noventa e oito.

Paulo Jorge Sarkis,
Reitor

CRIT�RIOS ESTABELECIDOS NA AVALIA��O DE DOCUMENTOS

Documentos que devem ser preservados:
Documentos referentes � origem, aos direitos e �s raz�es da exist�ncia da Institui��o, bem como aos seus objetivos:
* atos de cria��o: leis, decretos, resolu��es, estatutos, organogramas, etc.
* documentos relativos a direitos patrimoniais: escrituras, plantas, etc.
Documentos que reflitam a organiza��o e o desenvolvimento do �rg�o, como:
* regimentos, regulamentos, normas de funcionamento;
* acordos, conv�nios, contratos;
* planos de trabalho, projetos, programas, diretrizes, relat�rio de atividades;
* correspond�ncias em geral que tratem das atividades - fim do �rg�o;
Documentos legislativos, de jurisprud�ncia e a��es judiciais:
* leis, decretos, senten�as, pareceres normativos, etc.
Documentos sobre a administra��o interna relativo �s atividades de pessoal, material e patrim�nio:
* quadros, tabelas e pol�tica de pessoal;
* inqu�ritos administrativos, apura��o de responsabilidades e a��o disciplinar;
* assentamento individuais, aposentadorias, pens�es;
* invent�rios de bens, aquisi��o de materiais permanentes, aliena��es de bens.
Registros visuais ou sonoros que reflitam os fatos da vida do �rg�o:
* fotografias, filmes, fitas, audio-visuais, etc.
Documentos que respondem a quest�es t�cnico-cient�ficas relativas �s atividades espec�ficas do �rg�o:
* projetos, pesquisas, plantas, produ��o intelectual, etc.
Documentos de divulga��o ou de promo��o do �rg�o, dos quais um exemplar pelo menos, deve ser preservado como amostra:
* folhetos, boletins, formul�rios, cartazes, etc.
Documentos de valor art�stico e cultural.

Documentos que podem ser eliminados:
* Documentos cujos textos est�o reproduzidos em outros ou impressos em sua totalidade;
* C�pias de originais j� conservados;
* Documentos cujos elementos essenciais est�o reproduzidos em outros;
* Documentos de pura formalidade: convites, cartas de agradecimentos, materiais de divulga��o de terceiros.

http://www.ufsm.br/dag/estrutura.html

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